REPUBLIKA.CO.ID,BANDUNG--Pemerintah Provinsi (Pemprov) Jawa Barat semakin siap menerapkan sistem kerja flexible working arrangement dengan terus mengembangkan sistem E-office. 

Hal tersebut, terlihat dengan diluncurkannya Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Jabar Juara (Sidebar) versi mobile untuk diaplikasikan setiap perangkat daerah di lingkungan Pemprov Jabar, Senin (22/8/2022).

Menurut Sekretaris Daerah (Sekda) Jawa Barat Setiawan Wangsaatmaja, pihaknya tengah menggodok sistem kerja flexible working arrangement untuk segara diaplikasikan di Jabar. Sidebar Mobile sendiri merupakan sistem E-office yang dikembangkan oleh sumber daya di Pemprov Jabar. 

"Nah kalau kita tidak bisa menggunakan aplikasi Sidebar ini artinya akan sulit nantinya. Jadi flexible working arrangement ini akan sulit kita aplikasikan," ujar Setiawan, Senin (22/8).

Setiawan mengatakan, Sidebar mobil akan mendukung sistem kerja flexible working arrangement sehingga proses pembuatan, penandatanganan dan distribusi/disposisi surat bisa dilakukan kapanpun dan di manapun. Karena itu, ia berharap admin dari masing-masing perangkat daerah dapat memahami dan bisa mensosialisasikan kembali literasi terkait Sidebar di lingkungan kerja. 

"Jangan salah ya, sebentar lagi kita akan mengeluarkan kebijakan flexible working arrangement. Artinya kita bekerja, kalau diibaratkan ada empat hal kita bisa bekerja di mana saja, kita bisa pilih waktunya, kita bisa pilih harinya, dan satu lagi tempatnya," katanya.

Aplikasi Sidebar sendiri diperkenalkan pada 12 April 2022 lalu. Sementara untuk Sidebar Mobile 22 Agustus 2022. Namun sebelum itu, pihaknya melakukan telah piloting pada 12 perangkat daerah dan biro di lingkungan Pemprov Jabar sejak Januari hingga Juni 2022. 

Adapun 12 perangkat daerah dan biro tersebut, yaitu Biro Umum, Biro Organisasi, Biro Hukum, Diskominfo, Dispusipda, BKD, BPKAD, Disperkim, DPMDesa, Disperindag, Disparbud dan ESDM. "Satu semester kita coba di tahun 2022 ini. Jadi target keaktifan kurang lebih 60 persen dan realisasi keaktifan ternyata lebih tinggi di angka 76 persen,"papar Setiawan.

Setiawan mengatakan, ia berterimakasih kepada 12 perangkat daerah dan biro yang telah menjadi piloting Pemprov Jabar. "Dan ternyata realisasinya cukup menggembirakan melebihi dari target yang kita rencanakan," katanya. 

Setiawan mengatakan, urgensi dari aplikasi Sidebar mobil ini, yaitu secara layanan menjadi tools yang bisa memfasilitasi proses persuratan yang bisa digunakan oleh semua ASN di Jabar. Lalu untuk Service Level Agreementnya di mana mempersingkat waktu dalam proses persuratan. 

Dari sisi budget, kata Setiawan, aplikasi ini menjadi salah satu media yang dapat membantu penghematan anggaran dalam proses persuratan. Karena, entu saja Zero Paper, lantaran dapat menangani semua jenis naskah dinas elektronik sesuai format tata naskah Dinas Elektronik Pemprov Jabar. 

"Jadi ini barangkali urgensi yang kenapa kita butuh, dan dari urgensi ini itu bisa lebih efesien dari sisi layanan, kemudian dari budget, service level agreementnya dan juga less paper. Jadi banyak pohon yang kota selamatkan," katanya.

Menurut Setiawan, sedikitnya ada empat fitur utama dalam Sidebar Mobile. Yakni, terkait dengan enerima dokumen, tanda tangan elektronik, disposisi dan distribusi, validasi dokumen.

Menurutnya, menerima dokumen artinya menerima naskah-naskah dinas di Pemprov Jabar sehingga ternotifikasi secara real-time. Tanda tangan elektronik mempermudah proses penandatangan elektronik untuk setiap naskah dinas di Pemprov Jabar.

"Disposisi dan distribusi, mendisposisikan dan mendistribusikan naskah dinas di lingkungan Pemprov Jabar dengan cepat, tepat dan mudah. Validasi Dokumen cek keabsahan dokumen dengan cara scan QR code," katanya. 

Oleh karena itu, Setiawan berharap ASN Pemprov Jabar diharapkan semuanya menggunakan aplikasi Sidebar, baik itu untuk kirim terima nota Dinas di lingkungan internal Perangkat Daerah. Kedua, untuk proses surat menyurat antar Perangkat Daerah di lingkungan internal Pemprov Jabar. "Tolong admin dari masing masing perangkat daerah bisa betul betul memahami dan bisa mensosialisasikan kembali literasi ini untuk teman teman di perangkat daerah," katanya.