REPUBLIKA.CO.ID,
Oleh : Arba’iyah Satriani
Dosen Jurnalistik, Fikom Universitas Islam Bandung
Kondisi yang penuh tantangan kerap kali menjadikan kita dipaksa untuk kreatif dalam menyiasatinya. Hal tersebut yang dialami oleh Fakultas Ilmu Komunikasi (Fikom Unisba) yang menggelar prosesi milad ke-37 tahun ini. Pada tahun-tahun sebelumnya, prosesi milad dilaksanakan secara offline di aula kampus. Tak ada kendala berarti.
Namun sejak April lalu, Indonesia dihadapkan pada situasi pandemi covid-19. Pemberlakuan Pembatasan Ssosial Berskala Besar (PSBB) di Kota Bandung menyebabkan banyak aktivitas harus dilakukan dari rumah termasuk kegiatan pendidikan yang sifatnya tatap muka pun beralih menjadi online. Pemerintah membatasi jumlah orang yang berkumpul dalam satu tempat untuk mencegah penyebaran virus yang belum ditemukan obatnya ini. Jadilah pelaksanaan milad Fikom Unisba tahun ini menghadapi pilihan pelik.
Ada opsi yang bisa dilakukan yaitu, sebagian peserta dalam jumlah yang sangat terbatas, hadir di aula sementara sebagian besar yang lain mengikuti secara online dari tautan zoom. Namun, opsi ini agak berisiko sebab jumlah orang yang bisa berkumpul hanya maksimal 20 orang. Jika pun ini dilaksanakan, ada kekhawatiran akan menjadi masalah sebab dinilai tidak peka dengan kondisi saat ini. “Kita ingin meminimalisasi hal-hal yang nggak perlu, termasuk kemungkinan penilaian pihak lain yang berdampak negatif pada kita,” begitu diungkapkan Dekan Fikom Unisba, Dr Septiawan K Santana, saat memberikan pengarahan kepada panitia.
Setelah panitia milad Fikom Unisba melakukan konsultasi dengan Rektor Unisba, akhirnya diputuskan untuk menggelar kegiatan prosesi milad secara online seluruhnya. Hal ini pastilah tidak mudah. Belum pernah ada pengalaman seperti ini sebelumnya, baik di tingkat fakultas maupun universitas di lingkungan Unisba. Tetapi prosesi harus tetap dilaksanakan. Karena itu, semua panitia, yang diketuai oleh Dr Dedeh Fardiah yang sekaligus juga Ketua KPID Jabar, bekerja keras untuk menggelar prosesi ini.
Tiga divisi yang paling bertanggung jawab dalam pelaksanaan prosesi milad ini adalah Divisi Prosesi, Divisi Publikasi dan Dokumentasi (Pubdok) serta Divisi Sekretariat. Divisi Prosesi tentu saja yang paling bertanggung jawab atas pelaksanaan pada hari H, memastikan bahwa acara sudah disusun sedemikian rapi dan dikawal dengan ketat setiap menitnya. Mereka juga harus memastikan bahwa jaringan internet bagus sehingga tidak menghambat khidmatnya acara. Divisi Pubdok adalah yang bertanggung jawab untuk menyiapkan semua publikasi, sertifikat penghargaan, video-video yang ditayangkan serta mendokumentasikan acara yang bakal berlangsung. Semua persiapan ini hanya dikerjakan dalam beberapa hari karena ada kegiatan rangkaian milad yang lain yang juga perlu dilakukan.
Sedangkan Divisi Sekretariat memastikan bahwa undangan terkirim ke seluruh pihak yang diundang, memastikan bahwa mereka akan hadir, mengerjakan pengisian sertifikat penghargaan bagi internal maupun eksternal, mengingatkan para undangan menjelang waktu acara hingga mengirimkan ucapan terima kasih sesuai acara berlangsung, kepada para undangan yang datang. Ini menjadi krusial sebab kalau acara yang ditautkan juga ke link youtube secara langsung ini hanya dihadiri segelintir orang, tentu tidak akan menarik. Alhamdulillah, jumlah seluruh peserta mencapai 115 orang.
Acungan dua jempol bagi Divisi Prosesi karena acara yang diselenggarakan pada Sabtu, 13 Juni 2020 mulai pukul 09.00 pagi ini berlangsung lancar, khidmat dan mengesankan. Saat anggota senat Fikom Unisba dipersilakan “memasuki ruangan” yang ditampilkan adalah video prosesi tahun lalu saat para anggota senat Fikom Unisba memasuki ruang aula. Menyaksikan video yang diiringi lagu Hymne Guru ini, para hadirin di acara tersebut seolah dibawa nuansa offline. Kesan tersebut begitu kuat sehingga para hadirin menyaksikan acara tersebut dengan seksama.
Para anggota senat Fikom Unisba mengenakan pakaian senat lengkap meskipun berada di tempat yang terpisah satu sama lain. Para undangan pun tampil rapi. Khusus untuk internal Fikom Unisba, diwajibkan mengenakan batik fakultas. Sementara dari pihak eksternal, semua tampak rapi.
Pada akhir acara, setelah sidang senat Fikom Unisba dalam rangka milad ke-37 itu ditutup, dilakukan juga keterangan pers secara online. Pembawa acara atau MC membacakan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan para wartawan secara tertulis dan kemudian dijawab langsung oleh dekan, wakil dekan dan perwakilan dosen yang ditunjuk. Semua kegiatan ini persis seperti ketika acara dilakukan secara offline. Boleh dibilang, acara ini sukses meskipun ada sedikit kekurangan di sana-sini akibat masalah teknis, seperti ada mikrofon yang tidak jelas suaranya atau ada peserta yang suaranya sempat bocor sehingga agak mengganggu pelaksanaan acara.
Keberhasilan pelaksanaan milad Fikom Unisba secara online ini membuat Fikom Unisba makin percaya diri untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan lain yang bersifat online. Acara sekhidmat dan seserius itu dapat diselenggarakan, apalah lagi webinar dan sejenisnya. Hal ini juga menunjukkan bahwa kemampuan SDM, kesiapan fasilitas dan instrastruktur di Fikom Unisba memadai untuk melakukan kegiatan-kegiatan secara online. Ini pun merupakan salah satu bukti bahwa Fikom Unisba dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman yang bergerak cepat. Mission has accomplished!
Ikuti Whatsapp Channel Republika