REPUBLIKA.CO.ID,JAKARTA--Guna meningkatkan kualitas pelayanan pendidikan kepada masyarakat, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) telah melakukan kajian manajemen dan kajian akademik untuk membentuk unit khusus pengelolaan beasiswa.

Pembentukan unit khusus ini mengingat banyaknya beasiswa yang disedikan di Kemdikbud tetapi pengelolaannya terpisah berdasarkan unit kerja masing-masing. “Sudah ada kajian unit yang mengelola semua beasiswa yang ada di Kemdikbud, karena saat ini pengelolaan beasiswa tersebar di Dikti, Setjen, dan direktorat-direktorat lainnya,” ujar Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Patdono Suwignyo, saat jumpa pers di Gedung D Kemdikbud, Jakarta (11/09/2014).

Unit ini diharapkan akan lebih fokus memberikan pelayanan, mulai dari informasi, mekanisme pendaftaran, hingga pencairan dana bagi penerima beasiswa baik yang studi di dalam maupun di luar negeri.

Hambatan yang saat ini dihadapi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) adalah panjangnya alur pencairan beasiswa. Kemdikbud mengelola dari segi administrasi dan Kementerian Keuangan mengelola pencairan dana.

Secara administrasi, proses untuk mencairkan dana dengan dikeluarkannya Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM) oleh Ditjen Dikti. Adapun syarat untuk mengeluarkan SPP ini adalah salah satunya berupa kelengkapan dokumen progress report dari penerima beasiswa (karyasiswa). “Begitu progress report masuk, dalam dua hari SPM selesai dan sudah kami serahkan ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN),” jelas Patdono.

Progress report tersebut dimaksudkan untuk memastikan penerima beasiswa benar berada di lokasi tempatnya menempuh studi, aktif mengikuti kegiatan akademik, termasuk memantau nilai akademik dari mata kuliah yang diambilnya. Patdono menjelaskan, mahasiswa harus melaporkan dengan benar dan dengan sepengetahuan supervisor sehingga dapat memberikan pengendalian bagi yang mengalami kesulitan bidang akademik sebagai bagian dari quality assurance.

Untuk pencairan dana beasiswa, prosesnya menggunakan sistem yang sangat ketat. Kesalahan kecil saja dapat memperlambat pencairan. Penundaan dapat terjadi karena ada kesalahan kode, pengetikan nomor rekening, nama, gelar, alamat, bank tujuan dan lainnya. Dokumen akan dikembalikan ke Kemdikbud untuk direvisi yang menyebabkan keterlambatan pencairan dana.

Dengan adanya unit khusus pelayanan beasiswa Kemdibud, Patdono berharap pelayanan kepada masyarakat semakin baik. Namun, sebelum unit ini beroperasi, pihaknya terus melakukan langkah-langkah perbaikan khususnya proses kelengkapan dokumen yang akan diserahkan ke KPPN.