Inilah Cara Pengawasan Pengelolaan Bisnis Suatu Outlet

Pertanyaan:

Pak, Saya karyawan swasta, berminat membuka usaha sampingan yaitu jasa cukur rambut (salon khusus pria). Nantinya, akan direkrut karyawan sedangkan saya cukup mengawasinya saja. Ada yg ingin saya tanyakan, bagaimana mengelola pengawasannya, terutama dalam menghitung customer dan mengontrol uangnya. Sebab, saya tidak bisa mengawasi sepanjang waktu. Ada kepikiran untuk memasang CCTV dan memakai mesin pembayaran. Mohon pencerahannya. Terima kasih.

Agus, Jaksel - 28 tahun

Jawaban:

Untuk Pak Agus yang tengah berminat berwirausaha, hal itu merupakan sebuah agenda yang positif tentunya. Dalam hal ini, proses bisnis memang merupakan bagian dari rangkaian yang saling berkaitan sejak awal hingga fase akhir. Termasuk dari perumusan ide usaha, hingga pada tahapan terakhirnya yakni melakukan evaluasi.

Umumnya, dikenal prinsip kelola usaha dengan Skema POAC (Planning -perencanaan, Organizing -pengorganisasian sistem kerja, Actuating -pelaksanaan aktivitas, Controlling -pengawasan dan evaluasi) sehingga menjadi sebuah kesatuan dalam serangkaian tindakan pengelolaan usaha. Nah, itu menjadi penting untuk dapat diintegrasikan sebagai bentuk tata kelola manajerial usaha.

Sejak dini, dengan tidak memandang bisnis dalam skala kecil maupun besar, prinsip dasar tersebut menjadi sebuah panduan perilaku bisnis untuk dapat menjalankan fungsi pengelolaan secara optimal. Terkait dengan kasus Pak Agus, maka dalam hal ini mekanisme pengawasan untuk menghindari kemungkinan terjadinya manipulasi dapat dilaksanakan dalam berbagai bentuk:

1. Pengawasan berkala: dalam hal, ini dapat secara terjadwal meminta dibuat dalam proses prosedur operasional untuk melakukan pelaporan aktivitas harian. Hal tersebut harus menjadi sebuah kebiasaan dalam kegiatan harian di outlet. Di mana proses laporan, dapat difasilitasi dengan: email, sms, telepon, via fax, dll dengan tujuan kita dapat mengetahui perkembangan bisnis secara kontinu.

2. Pembukuan transaksi: berkenaan dengan kondisi ini, maka dibuatkan satu instrumen untuk melakukan pencatatan atas transaksi usaha secara harian, yang disertai dengan bukti pendukung lain (seperti: kuitansi, bon, dll). Hal tersebut, khususnya untuk usaha dengan pola pengelolaan kas secara mandiri. Sehingga, memiliki hak untuk mengeluarkan biaya dari hasil pendapatan harian, seperti untuk membayar listrik, telepon, PAM, dll. Maknanya adalah pencatatan baik pemasukan maupun pengeluaran dilakukan secara terdata dan terinventarisir melalui bukti pendukung.

3. Kunjungan Non Reguler: sebagai sebuah bisnis, tentu kehadiran fisik pemilik menjadi hal penting dalam melihat secara langsung perkembangan yang dicapai. Dalam hal ini, tentu ada schedule kedatangan secara berkala. Di luar jadwal tersebut, lakukan evaluasi fisik mendadak, dengan maksud untuk dapat melihat secara riil pelaksanaan pekerjaan di lokasi outlet tersebut.

4. Pendapatan diarahkan melalui perbankan: salah satu kemungkinan terjadinya manipulasi pengelolaan (fraud) adalah kesempatan dalam melihat cash money (uang tunai). Untuk itu, perkecil peluang tersebut, sehingga setiap hari ada jadwal penyetoran uang tunai melalui bank. Maupun memperbanyak kemungkinan pembayaran menggunakan kartu kredit maupun debit, sehingga transaksi akan langsung tertampung pada akun rekening di bank.

5. Prasarana kerja membuat proses transparansi: dalam konteks ini apa yang bapak sudah rencanakan untuk menempatkan CCTV, dan membuat transaksi secara sistem kasir dengan menggunakan struk yang mudah untuk dikalkulasi, merupakan sebuah langkah yang dapat dilaksanakan. Mengingat teknologi tersebut akan menuntut para pekerja di outlet terkontrol.

Rasanya, beberapa langkah tersebut dapat dilakukan untuk melakukan proses pengawasan yang lebih baik. Dalam hal ini, prosedur yang diambil itu bukan merupakan sebuah perwujudan dari bentuk ketidakpercayaan pemilik kepada para pekerjanya. Namun, menjadi sarana dalam mereduksi kemungkinan terjadinya praktik manipulasi usaha yang dimungkinkan bila bisnis tidak diawasi langsung.

Demikian, Pak Agus. Semoga bisnis salonnya dapat maju dan berkembang. Salam Entrepreneur.

Ery Kasman, SE, MSi

Direktur Entrepreneur Institute