REPUBLIKA.CO.ID,YOGYAKARTA--Pemerintah Kota Yogyakarta menjalankan uji coba program "e-office" untuk 17 jenis surat-menyurat yang biasanya ditangani oleh berbagai satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah daerah itu.
"Desember ini sudah dijalankan. Pada dasarnya, kami melakukannya secara bertahap. Tidak langsung untuk 17 jenis surat," kata Kepala Bagian Organisasi Pemerintah Kota Yogyakarta, Kris Sardjono Sutedjo, di Yogyakarta, Senin.
Menurut dia, pelaksanaan uji coba harus dilakukan bertahap karena piranti lunak untuk menjalankan program "e-office" dibuat sendiri oleh Pemerintah Kota Yogyakarta. "Tentu akan ada banyak koreksi dan perbaikan dari program yang dimiliki. Oleh karena itu, pelaksanaannya dilakukan bertahap," katanya.
Seluruh instansi di lingkungan pemerintah kota, mulai dari kepala daerah hingga wilayah termasuk kelurahan, sudah menjalankan program "e-office" untuk kepentingan surat menyurat.
"Namun, untuk surat menyurat yang sifatnya rahasia, belum dijalankan melalui program ini. Jenis surat yang dikirimkan melalui program 'e-office' di antaranya Instruksi Sekretaris Daerah," katanya.
Kris menambahkan, program "e-office" ditargetkan mulai dijalankan secara penuh pada Januari 2014 dengan kemungkinan penambahan jumlah jenis surat menyurat dari sejumlah instansi.
Program "e-office" di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta dilaksanakan dengan tujuan agar proses surat menyurat berjalan dengan lebih cepat karena dilakukan dengan sistem surat elektronik.
Kris menyatakan optimistis, program "e-office" di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta bisa berjalan dengan baik karena pihaknya sudah melaksanakan pendidikan dan pelatihan kepada setidaknya tiga pegawai di setiap SKPD atau instansi.
Pihaknya mewajibkan seluruh pegawai bisa menjalankan program komputer sehingga tidak ada lagi pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta yang tidak dapat menjalankan komputer.
Mengenai persiapan sarana dan prasarana pendukung, Kris juga mengatakan bahwa seluruh SKPD dan instansi sudah memiliki komputer yang terhubung dengan jaringan internet.
Selain keunggulan kecepatan waktu dalam pengiriman berbagai jenis surat, Kris mengatakan program tersebut juga dapat menghemat sumber daya manusia yang biasanya bertugas mengirimkan surat ke berbagai instansi.
Pelaksanaan "e-office" di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta sudah diatur melalui Surat Keputusan Wali Kota Yogyakarta pada 2011.
Ikuti Whatsapp Channel Republika