REPUBLIKA.CO.ID, SERANG--Pemerintah Kota (Pemkot) Serang mengakui pihaknya masih minim pengelolaan arsip di tiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang ada dalam wewenangnya. Pemkot bahkan sempat disematkan predikat buruk dalam penilaian tata kelola kerasipan oleh Pemprov Banten pada 2019, meski 2020 ini sudah naik ke predikat cukup.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Serang Wahyu Nurjamil membenarkan kalau perhatian terhadap tata kelola arsip pada tahun-tahun sebelumnya masih minim. Terparah, Pemkot Serang bahkan sama sekali tidak memiliki arsip sejarah pembentukan Kota Serang.
"Data-data atau arsip sejarah pembentukan Kota Serang pada 2007 lebih sulit kita dapatkan ketimbang arsip tentang pembentukan Kesultanan Banten atau arsip kemerdekaan Indonesia. Ini menunjukkan kalau selama ini arsip dianggap tidak penting, padahal sejarah seperti pembentukan Kota Serang ini menyangkut marwah," jelas Wahyu Nurjamil saat Rapat Koordinasi bidang kearsipan dan penandatanganan berita acara kesepakatan perbaikan tata kearsipan di Kota Serang, Selasa (4/2).
Menurutnya, tata kelola arsip hingga ke dokumen sejarah merupakan aset penting bagi daerah yang memiliki banyak fungsi seperti petanggungjawaban kinerja hingga bukti hukum. "Seperti rumah Bung Tomo di Surabaya itu, sampai digusur karena tidak memiliki dokumen atau arsip sejarahnya. Maka harus ada pengelolaan yang baik," katanya.
Meski begitu, muali 2020 ini Wahyu meyakinkan tata kelola arsip akan dilakukan lebih baik dan memang diberikan porsi yang cukup besar oleh pemkot. Dengan pelatihan dan pembinaan hingga alokasi anggaran yang besarannya tiga kali lipat besarannya di tahun ini, ia mengaku optimis di penilaian kearsipan selanjutnya akan mendapat nilai baik.
"Tahun ini alhamdulillah Wali Kota sudah memberikan perhatian lebih soal kearsipan, karena memang sesuai visi misi beliau yang ingin mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik. Pembinaan dan pelatihan akan kita mulai di 10 OPD yang arsipanya memang besar dan anggarannya juga besar, kedepan akan kita latih terus OPD setiap tahun untuk pengelolaan kearsioan," jelasnya.
Selain itu, pada 2020 juga pihaknya akan meluncurkan aplikasi e-Arsip sebagai tempay menyimpan berbagai arsip daerah secara digital. "Arsip ini kan berfungsi sebagai bukti hukum, plbukti oerencanaan, rekam jejak kehiayan OPD,. Makanya di 2020 akan kita luncurkan aplikasi e-Arsip yang dimaksudkan untuk tata kelaola pemerintahan yang baik," katanya.
Sementara Wali Kota Serang Syafrudin mengaku pelaksanan rakor ini juga sebagai upaya untuk menekankan OPD tentang pentingnya tata kelola arsip. Ia juga mengakui sejak Kota Serang berdiri, tata kelola kearsipan di daerahnya masih belum maksimal.
"Sejak Kota Serang ini lahir di 2007, di OPD belum ada penataan kearsipan yang baik. Saya mengapresiasi kepala DPK ini yang sebelumnya di Kota Serang penilaian kerasipannya buruk, sekarang sudah menjadi lebih baik," kata Syafrudin.
Menurutnya rakor yang dilakukan pihaknya bersama seluruh OPD ini akan menekankan tata kelola arsip hingga pembahasan tentang penambahan sarana prasarana untuk kegiatan arsip.ia meyakinkan kalau pemkot akan melakukan berbagai upaya untuk pembenahan di sektor kearsipan.
"Ada enam poin kerjasama yang disepakati, pertama OPD harus menyiapkan ruang penyimpanan arsip, wajib mengangkat Tenaga Harian Lepas (THL) untuk operator pengelola arsip, setiap OPD wajib menganggarkan pengelolaan arsip di Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan membuka kode rekening kegiatan kearsipan, setiap OPD wajib menyerahkan arsip yang sudah habis masa retensinya ke DKP, membuat tim pemusnah arsip dan melakukan pemusnahan arsip inaktif," katanya.
Dengan adanya arsip yang terkelola dengan baik, ia mengatakan dampak negatif akibat buruknya pengelolaan arsip daerah bisa dihindari. "Arsio ini penting karena seperti ketika ketika kita butuh suatu dokumen di masa lalu, mendapatkannya tidak sulit. Ini juga kan sesuai dengan Permenpan tentang reformasi pemerintahan, jadi memang harus segera dilakukan," katanya.
Ikuti Whatsapp Channel Republika