REPUBLIKA.CO.ID, JAKARTA -- Dalam lingkup profesional, banyak orang menggunakan email untuk berkomunikasi soal pekerjaan. Sayangnya tanpa disadari, sebagian orang melakukan kesalahan dalam menuliskan email yang dikirimkan kepada klien atau kolega.

"Ketika kesalahan besar terlewatkan, hal tersebut akan terlihat tidak profesional dan memberikan kesan bahwa Anda tidak memperhatikan detail," kata pelatih dan konsultan produktivitas digital Deb Lee.

Setidaknya, terdapat lima kesalahan umum dalam penulisan dan pengiriman email yang kerap terjadi. Sebisa mungkin, disarankan untuk menghindarinya agar tidak terkesan kurang kompeten atau tak profesional, dikutip dari laman Huffington Post, Ahad (28/4/2024):

1. Kesalahan ejaan dan tata bahasa

Jangan anggap sepele kesalahan ejaan dan tata bahasa, termasuk salah menuliskan nama dan gelar penerima email. Berbagai kesalahan itu membuat seseorang terlihat ceroboh serta kurang profesional. Sebelum mengirim email, periksa kembali berbagai ejaan dan tata bahasa.

Sebagian besar program email dilengkapi pemeriksa ejaan. Ada pula fitur ekstensi browser Speechify untuk Gmail dan ReadMe, alat text-to-speech untuk Chrome. Bagaimana jika telanjur ada kesalahan di pesan?

"Mintalah maaf dan pastikan melakukannya dengan benar di lain waktu," ujar Lee.

 2. Membalas dengan "balas semua" secara otomatis

Salah satu kesalahan besar yang dilakukan oleh banyak orang adalah menekan tombol "balas semua" tanpa memikirkan apakah balasan itu diperlukan. Menurut ahli strategi karier Ana Goehner, ini mengarah pada pesan-pesan yang tidak perlu dan tidak relevan.

Mengirim pesan dengan cara carbon copy (CC) juga harus berhati-hati, jangan dikombinasikan dengan blind carbon copy (BCC). Goehner menyarankan memakai BCC untuk semua penerima, guna memastikan privasi setiap orang dihormati.

"Jika Anda CC beberapa orang, kemudian menambahkan orang lain di baris BCC, itu dapat menimbulkan tanda bahaya mengenai masalah kepercayaan dan privasi karena orang tidak akan tahu siapa lagi yang ada di BCC," ucap Goehner memperingatkan.  

3. Terlalu kasual

Bagaimanapun, email yang dikirim dan diterima di lingkup pekerjaan harus menunjukkan integritas Anda. Memang tidak ada salahnya menggunakan bahasa akrab dan kasual. Namun, bersikap terlalu kasual sampai menggunakan emoji menangis atau tertawa perlu dihindari.

Dalam studi tahun 2017 untuk jurnal Social Psychological and Personality Science, teks dari rekan kerja yang menyertakan emotikon smiley secara signifikan dinilai kurang kompeten. Itu jika dibandingkan dengan teks yang hanya menggunakan kata-kata. 

4. Menulis email yang bertele-tele

Sangat menyebalkan membaca email yang terlalu panjang, bertele-tele, dan tidak langsung pada intinya. Bisa saja apa yang hendak disampaikan justru tidak tertangkap dan membuat pembaca pesan malah menjadi lebih bingung dari sebelumnya.

"Agar semuanya jelas dan mudah dicerna, bagilah email menjadi kalimat dan paragraf yang lebih pendek dan sertakan poin-poin. Jangan lupa menyatakan dengan jelas apa yang Anda butuhkan dari penerima dan tenggat waktunya sejak awal," kata pelatih karier Kristine Knutter.  

5. Mengirim email saat sedang marah

Email dapat berfungsi sebagai dokumentasi perilaku Anda. Oleh karena itu, jangan sekali-kali mengirimkan pesan saat sedang marah, karena bisa saja Anda menulis sesuatu yang tidak dapat Anda tarik kembali. Misalnya, menjelek-jelekkan kolega melalui email.

"Meskipun Anda tergoda untuk melampiaskan emosi setelah pertemuan yang membuat frustrasi, hal ini paling tidak profesional dan dalam kondisi paling buruk dapat memicu pelanggaran," kata pelatih karier Anne Genduso.

Ikuti Whatsapp Channel Republika