Event organizer menjadi bagian penting yang akan memengaruhi kesuksesan sebuah acara. Ini adalah tim yang mengatur perencanaan hingga berjalannya sebuah acara, termasuk dekorasi, layout, dan juga konsep yang akan digunakan. 

Di dalam praktiknya, ada banyak jenis acara yang biasa ditangani oleh sebuah event organizer, antara lain, festival budaya, ulang tahun, gathering, acara olahraga, peluncuran produk, dan yang lainnya. Penghasilan yang bisa didapatkan dari bisnis yang satu ini juga terbilang sangat menjanjikan.

Selalu Dibutuhkan

EO

Event organizer adalah pilihan yang tepat bagi orang-orang yang tidak memiliki keahlian maupun waktu yang cukup untuk mengatur dan menyelenggarakan sebuah acara. Penggunaan layanan yang satu ini penting, terutama untuk mereka yang akan mengadakan acara dalam skala yang besar. 

Event organizer akan bertindak untuk mengelola sebuah acara dengan sedemikian rupa, sehingga kedua belah pihak (penyelenggara dan pengunjung/tamu) mendapatkan keuntungan atas pengadaan acara tersebut. Hal ini akan memungkinkan seluruh acara berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang direncanakan.

Baca Juga: Tips Sukses Bisnis Event Organizer di Tengah Persaingan

Sistem Kerja Event Organizer

Cara jadi event organizer memang berbeda dengan sistem kerja di bidang lainnya, sebab pekerjaan ini menangani banyak urusan sekaligus. Namun meski begitu, tidak ada salahnya untuk melihat cara kerja atau contoh event organizer yang sudah berpengalaman sebagai panduan.

Berikut ini adalah beberapa langkah yang diterapkan dalam sistem kerja event organizer.

1. Membuat Rumusan Konsep Acara

   Event organizer adalah layanan yang akan menangani berbagai acara yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Jadi bisa dipastikan konsep acara yang akan ditangani juga berbeda-beda. 

   Langkah pertama yang harus dilakukan untuk menangani sebuah acara adalah merumuskan konsep acara itu sendiri. Biasanya tim event organizer akan berdiskusi terlebih dahulu untuk membahas berbagai hal terkait acara tersebut, seperti, konsep yang akan digunakan, tema, lokasi, pengisi acara, dan lainnya. Selain diskusi bersama tim, diskusi dengan pemilik acara juga menjadi hal yang wajib untuk dilakukan. 

2. Membuat Teknis Acara

   Cara jadi event organizer yang profesional berikutnya adalah membuat teknis acara dengan tepat. Hal ini harus dilakukan dengan hati-hati, agar semua hal terkait kebutuhan acara tersebut dapat dipenuhi dengan baik. Pikirkan dengan saksama apa saja yang akan dibutuhkan selama acara tersebut. 

   Contoh, event organizer yang ingin mengadakan konser tari di pelataran kota, maka ada berbagai hal yang harus dipersiapkan. Seperti, layout panggung, alat musik dan sound system, keamanan, tata lampu, hingga kelistrikan. 

3. Penyusunan Anggaran

   Salah satu tahap yang tak boleh diabaikan oleh event organizer adalah penyusunan anggaran. Hal ini akan membuat perkiraan biaya pengadaan acara bisa terlihat dengan lebih jelas. 

   Simak budgeting untuk acara tari berikut ini. 

   Kebutuhan	Biaya (dalam Rupiah)
   Administrasi	4.500.000
   Pengisi Acara	25.000.000
   SDM Tambahan	5.000.000
   Konsumsi	5.000.000
   Sewa Lokasi	7.000.000
   Akomodasi dan Transportasi	3.000.000
   Suvenir	10.000.000
   Dekorasi	3.000.000
   Panggung, Sound System, dan Lighting	15.000.000
   Promosi serta Publikasi	2.500.000
   Total	80.000.000

   *Perhitungan di atas hanyalah ilustrasi.

   Masing-masing acara tentu akan membutuhkan anggaran yang berbeda, sehingga event organizer perlu menyesuaikannya dengan kebutuhan acara itu sendiri. Lakukan pencatatan terhadap semua biaya dan tandailah yang sudah dibayarkan, agar lebih mudah untuk mengatur dan menyesuaikannya.

4. Melakukan Pembagian Tugas

   Pembagian tugas dalam event organizer adalah untuk mempermudah setiap divisi dalam menyelesaikan tugasnya masing-masing sesuai dengan acara yang sedang dijalankan. Hal ini akan sekaligus mempermudah event organizer menangani acara. 

5. Pendanaan

   Cara jadi event organizer yang sukses tentu harus bisa mencari pendanaan dari sumber yang tepat. Biasanya pendanaan diambil dari berbagai sumber, seperti, dana pribadi, dana tim, dana dari donatur, dana dari sponsor, dan masih banyak lagi.

6. Persiapan Acara

   Persiapan acara dilakukan ketika tanggal acara sudah semakin dekat. Di momen seperti ini, umumnya event organizer akan membuat timeline serta deadline untuk masing-masing divisi, sehingga setiap tugas yang diberikan bisa selesai sesuai dengan rencana dan tepat waktu. 

   Event organizer adalah tim yang bekerja dengan cara profesional, sehingga di waktu seperti ini juga wajib melakukan geladi bersih untuk memastikan semua acara bisa berjalan lancar. Pada umumnya, persiapan yang dibutuhkan untuk sebuah acara adalah sekitar 3 bulan hingga setahun.

7. Pelaksanaan Acara 

   Pelaksanaan acara merupakan tahap akhir yang akan ditangani oleh sebuah event organizer. Sebelum momen ini, biasanya tim akan memiliki rencana cadangan yang akan dijalankan, jika sewaktu-waktu terdapat kendala atau masalah di dalam pelaksanaan sebuah acara. 

   Melakukan koordinasi selama acara berjalan merupakan hal yang wajib. Ini penting dan akan membuat semua acara bisa berjalan dengan baik, sesuai dengan rencana yang telah disusun sejak awal.

Baca Juga: Ini Pengertian Merchandise, Jenis, dan Fungsinya untuk Promosi Bisnis

Jenis-jenis Event Berdasarkan Skalanya

Jenis-jenis Event Berdasarkan Skalanya

Cara jadi event organizer tentu akan disesuaikan dengan jenis dan skala acara yang sedang ditangani. Pada dasarnya, semakin besar skala acara yang sedang ditangani, maka akan semakin banyak hal yang perlu diurus, sehingga semakin banyak SDM yang dibutuhkan. 

Berikut ini adalah beberapa jenis event yang biasanya ditangani oleh event organizer.

1. Mega Event

   Ini merupakan acara yang digelar secara berkala, misalnya sekali dalam empat atau lima tahun. 

   Contoh: olimpiade. 

2. Hallmark Event

   Ini merupakan acara yang digelar satu tahun sekali. Pada umumnya hallmark event memiliki identitas tersendiri, terkait daerah di mana event tersebut dilaksanakan.

   Contoh: Borobudur Marathon, New York Fashion Week, dan masih banyak lagi. 

3. Major Event

   Ini merupakan acara yang dilaksanakan di momen-momen khusus, di mana acara ini belum tentu bisa diulang di lain waktu.

   Contoh: Brand Activation Jurnal.

4. Minor Event

   Ini merupakan acara yang diadakan dalam skala kecil.

   Contoh: pernikahan, ulang tahun, dan masih banyak lagi. 

Tips Menjadi Event Organizer

Untuk menjadi event organizer yang sukses tentu harus memiliki kemampuan yang baik dalam menangani berbagai acara yang diadakan oleh klien. Hal ini bisa dilakukan dengan melihat contoh event organizer yang sudah berpengalaman sebagai panduan. 

Selain itu, lakukan juga beberapa tips untuk menjadi event organizer sukses berikut ini.

• Harus memiliki sebuah tim kerja yang solid dan bisa diandalkan untuk menangani berbagai urusan sekaligus, sehingga setiap acara bisa berjalan dengan lancar. 
• Teruslah belajar dan memperluas pengalaman di bidang penanganan event, terutama event besar dan bisa mendatangkan lebih banyak tantangan kerja.
• Miliki ide dan pemikiran yang selalu kreatif serta inovatif, agar bisa menjawab setiap tantangan yang datang dari event yang ditangani, termasuk event yang belum pernah dikerjakan sama sekali.
• Jangan lupa untuk memperluas jaringan dan relasi bisnis, sehingga event organizer bisa berjalan dengan lancar dan semakin sukses. 
• Bangun kerja sama dan juga hubungan baik dengan para mitra kerja. 
• Berikan layanan terbaik dan bangunlah komunikasi yang baik dengan klien, sehingga kerja sama jangka panjang bisa didapatkan. 

Mulai Bisnis Jasa Event Organizer dengan Cara yang Tepat

Event organizer merupakan layanan yang banyak dibutuhkan, terutama oleh mereka yang akan mengadakan acara dalam skala cukup besar. Hal ini sekaligus membawa peluang cerah dalam bidang yang satu ini. Persiapkan diri kamu untuk terjun ke dalam bisnis ini, agar kesuksesan bisa didapatkan dalam waktu yang cepat.

Baca Juga: Kuak Kondisi Keuangan, Pahami Apa Itu Laporan Arus Kas dan Cara Membuatnya

Ikuti Whatsapp Channel Republika