REPUBLIKA.CO.ID, JAKARTA -- Rapat (meeting) diadakan untuk menetapkan keputusan penting bagi keberlanjutan kinerja usaha. Namun, hasil rapat sering kali tidak sesuai dengan ekspektasi atau bahkan terkesan buang-buang waktu karena perdebatan selama berjam-jam tidak membuahkan hasil yang diharapkan.
Sebelum rapat dimulai, pemimpin dan peserta rapat perlu menyiapkan materi dan segala keperluannya agar rapat berjalan efektif dan efisien. Untuk itu, hindari hal-hal yang dapat mengacaukan rapat di kantor.
Apa sajakah itu? Berikut hal-hal yang jangan sampai dilakukan saat ingin mengadakan rapat di kantor bila tak ingin rapat jadi kacau seperti dikutip dari Cermati.com.
Meeting. Ilustrasi
Pemberitahuan Rapat secara Mendadak
Pernah ikut rapat dadakan di kantor? Jika demikian, Anda pasti pernah merasakan kurangnya efisiensi dan efektivitas yang timbul dari rapat dadakan.
Bagaimana tidak, rapat dadakan menuntut peserta rapat untuk menyiapkan materi dalam waktu sekejap, sehingga hasilnya kurang maksimal saat dibahas dalam rapat.
Untuk itu, agenda rapat perlu ditetapkan sejak awal. Berikan peserta waktu 3-4 hari untuk menyiapkan materi yang ingin dipresentasikan dalam rapat, sehingga rapat yang diadakan tidak sia-sia.
Pimpinan Absen dalam Rapat
Kehadiran sosok pemimpin sangat dibutuhkan saat rapat kerja berlangsung. Selain memimpin, pemimpin rapat juga akan membantu karyawan untuk mengambil keputusan penting terkait rancangan kerja yang akan diaplikasikan di perusahaan.
Jika atasan berhalangan hadir, alangkah baiknya jika ada yang ditunjuk satu orang kepercayaan sebagai perwakilan untuk memimpin rapat. Pilihlah orang yang mampu memimpin dan disegani oleh karyawan di perusahaan.
Mengantuk/ilustrasi
Banyak yang Mengantuk
Tak sedikit peserta yang mengantuk selama rapat berlangsung. Akibatnya, jalannya rapat menjadi kurang efektif karena kontribusi dari peserta sangat kurang dalam rapat.
Rasa kantuk biasanya disebabkan karena badan terlalu capek, waktu rapat yang terlalu lama, dan mirisnya lagi sama sekali tidak membuahkan hasil.
Untuk itu, pemimpin perlu memastikan kalau rapat berlangsung sesuai agenda yang sudah ditetapkan. Jangan molor semenit pun karena akan memengaruhi performa peserta yang menghadiri rapat.
Sibuk pada Urusan Masing-Masing
Persentase peserta yang mendengarkan dan tidak mendengarkan rapat bisa dikatakan 50:50. Ya, banyak peserta rapat yang sibuk pada urusan masing-masing.
Ada yang mencoret-coret buku, main gadget atau media sosial, bahkan makan snack yang disediakan di hadapannya tanpa menyimak berlangsungnya rapat sama sekali. Jika Anda menemukan orang yang tidak fokus, jangan ragu untuk menegur orang tersebut.
Bila perlu, buat larangan tertulis yang menegaskan bahwa peserta dilarang sibuk pada urusan masing-masing. Dengan demikian, rapat berjalan efektif dan menghasilkan keputusan maksimal.
Waktu untuk Rapat Molor
Meskipun tanggal dan waktu rapat sudah diumumkan berulang kali, tapi masih ada saja peserta yang datang terlambat. Akibatnya, waktu dimulainya rapat terpaksa diundur dari jam yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Untuk itu, imbau agar peserta sudah hadir di ruang rapat 10-15 menit sebelum rapat dimulai. Apabila rapat dimulai tepat waktu, maka rapat bisa selesai tepat waktu atau bahkan lebih cepat dari jadwal yang ditentukan.
Pilihlah waktu yang sesuai untuk menghindari adanya molornya waktu. Bagaimanapun juga, disiplin akan lebih membuahkan hasil yang baik.
Kehilangan Pionir atau Pelopor Penting
Sebelum membuka suatu rapat, hitung jumlah peserta yang sudah hadir, apakah sudah lengkap atau belum. Pastikan Anda tidak kehilangan pioner atau pelopor penting saat rapat dimulai.
Misalnya klien yang ingin mengajak kerja sama atau sekretaris yang bertugas untuk mencatat hasil keputusan rapat. Agar rapat berjalan efektif, undang peserta yang bidang kerjanya sesuai dengan materi yang ingin dibahas di dalam rapat.
Apabila materinya tentang keuangan, sebaiknya undang bagian finance, bukan marketing. Bagaimanapun juga orang yang ahli dalam bidangnya akan membuat rapat berjalan dengan baik dan membuahkan hasil yang maksimal pula.
Kurangnya Kontribusi Peserta Rapat
Pastikan peserta rapat memberikan kontribusi maksimal terhadap topik yang didiskusikan dalam rapat. Tidak hanya sekadar mendengar dan menulis saja, tapi juga mampu memberikan pendapat dan kritik sebelum mengambil suatu keputusan.
Agar situasi rapat lebih hidup, biarkan peserta bebas menyampaikan pendapat. Selain itu, Anda juga perlu mengubah mekanisme rapat agar terhindar dari kesan kaku dan tertekan, sehingga peserta takut untuk menyampaikan pendapat.
Tidak Ada Pembahasan Lebih Lanjut
Apakah rapat formal di kantor sudah cukup untuk memberi hasil maksimal? Tentu saja tidak. Anda perlu mengadakan meeting di luar kantor untuk pembahasan lebih lanjut seputar keputusan yang sudah ditetapkan dalam rapat.
Jalannya meeting di luar kantor tentu saja lebih menyenangkan karena tidak terikat aturan-aturan yang ada di kantor. Anda hanya perlu memilih tempat yang sesuai saja agar situasi rapat tetap kondusif.
Jangan Lupa untuk Membacakan Kesimpulan Rapat
Itulah hal-hal yang dapat mengacaukan rapat kerja di kantor. Sebaiknya hindari agar rapat berjalan efektif, efisien, dan pastinya memberikan hasil maksimal demi perkembangan usaha.
Sebelum rapat usai, sebaiknya bacakan kesimpulan rapat di depan seluruh peserta rapat. Apabila ada poin-poin yang kurang pas, setidaknya masih bisa diperbaiki demi menghasilkan keputusan yang benar dan tepat.
Artikel ini kerja sama antara Republika.co.id dan Cermati.com
Ikuti Whatsapp Channel Republika