Dosen Universitas BSI Tingkatkan Manajemen Pengelolaan Arsip Secara Digital

REPUBLIKA.CO.ID, TASIKMALAYA -- Dalam rangka meningkatkan manajemen pengelolaan arsip secara digital, dosen Universitas BSI (Bina Sarana Informatika) kampus Tasikmalaya mengadakan pengabdian masyarakat. Kegiatan ini berupa pelatihan penggunaan microsoft access dan mail merge pada microsoft word untuk perangkat Desa Purwasari, Cisayong, Tasikmalaya, yang berlangsung selama dua hari, yakni pada tanggal 15-16 Januari 2022.

Deddy Supriadi selaku dosen Universitas BSI mengungkapkan, pelatihan ini bertujuan untuk mengembangkan tata usaha digital di Desa Purwasari, Cisayong. Melalui pelatihan ini, bisa membantu mempercepat pekerjaan perangkat Desa Purwasari dalam proses pembuatan surat.

“Sehingga nantinya, akan berdampak kepada pengelolaan arsip yang dapat dilakukan secara digital, guna membantu mempercepat pekerjaan perangkat Desa Purwasari dalam proses pembuatan surat. Microsoft Acces merupakan sebuah aplikasi berbasis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat, mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas besar. Microsoft Acces juga merupakan sebuah software untuk membuat database dan manajemen program,” ujarnya dalam rilis yang diterima, Senin (17/1).

Ia menambahkan, kegunaan microsoft access contohnya untuk pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Adapun Mail Merge adalah salah satu fasilitas atau sofware (perangkat lunak) yang terdapat dalam Microsoft Word yang berfungsi untuk menangani masalah surat menyurat dan dapat dikirimkan ke banyak orang atau dapat dikatakan mengirim ke tujuan yang beragam.

Ada beberapa kelebihan yang terdapat pada Microsoft Acces dan Mail Merge, adapun kelebihan dari Microsoft Acces sendiri yaitu kemudahan pengoperasian aplikasi, mudah dalam menyusun relasi dan Query (SQL) table, mendukung query SQL, keamanan/sekuritas file database, serta mampu menampung basis data dengan jumlah cukup besar.

“Sedangkan kelebihan dari Mail Merge sendiri yaitu untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan, masing-masing lembar dapat di edit, sehingga jika ada note khusus yang harus disertakan di beberapa penerima, kita dapat mengeditnya, penataan administrasi jadi rapi, dokumen pun terlihat jelas dan gampang di kategorikan,” jelas Deddy.

Sementara itu, Yadi Sutowo selaku sekretaris Desa Purwasari menyambut baik kegiatan pengabdian masyarakat ini. Dengan adanya kegiatan ini, perangkat desa maupun warga bisa menambah ilmu dan wawasan dalam proses pembuatan surat.

“Dalam pembuatan surat serta pengelolaan arsip surat masuk dan keluar masih menggunakan sistem manual. Dengan adanya pelatihan ini sangat membantu perangkat Desa Purwasari. Kedepannya, Universitas BSI bisa melaksanakan kerja sama lebih lanjut dengan Desa Purwasari terkait kegiatan pelatihan lainnya,” tutupnya. 

Ikuti Whatsapp Channel Republika