REPUBLIKA.CO.ID, BOGOR -- Jangan lupa mengarsipkan dokumen penting kita dengan baik. Institut Pertanian Bogor (IPB) memiliki pengalaman menarik terkait arsip. Dalam suatu silang sengketa kepemilikan tanah, IPB bekerja keras menelusuri dokumen kepemilikan tanah ke Negara Belanda dan akhirnya diperoleh bukti otentik bahwa tanah itu memang milik IPB sehingga IPB pun leluasa mengelolanya.
“Melihat pentingnya dokumentasi arsip inilah kemudian pada Agustus 2014, Pak Rektor membentuk Unit Arsip yang pengelolaannya di bawah Rektor langsung,” ungkap Arsiparis Terbaik Tingkat IPB 2015 Setyo Edi Susanto.
Selama 19 tahun Setyo menekuni dunia pengarsipan. Kepala Bidang Layanan dan Pembuatan Arsip Unit Arsip IPB ini melihat seringkali sivitas akademika atau pelanggan kesulitan menemukan arsip yang dicari. Sebab, penyimpanan arsipnya tidak sesuai dengan retensinya. Retensi adalah jadwal minimal suatu arsip disimpan. Selain itu, sivitas juga kesulitan menemukan arsip yang disimpan dalam sistem informasi arsip karena lama waktu (jadwal) penyimpanannya bersifat kualitatif atau tidak disebutkan berapa tahunnya.
Berdasarkan pengalaman inilah, Setyo kemudian membuat terobosan baru yakni sinkronisasi daftar klasifikasi dan jadwal retensi arsip serta koreksi relasi arsip khusus untuk sistem informasi arsip. “Karya saya ini memudahkan orang untuk melacak dan menemukan arsip yang dibutuhkan sesuai jadwal retensinya. Saya mensinkronkan daftar klasifikasi dan jadwal retensi arsip berdasarkan jenisnya dan membuat koreksinya berdasarkan pengalaman selama ini,” lanjut Setyo.
Menurut Alumnus Jurusan Mekanisasi Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor (IPB) ini, masa berlaku arsip itu terbagi dalam dua jenis, yakni dinamis dan statis. Arsip dinamis terbagi menjadi dua yakni aktif dan inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang sering digunakan, sementara yang inaktif sudah mulai jarang digunakan. Contohnya surat undangan. Arsip aktif bisa menjadi inaktif bila waktu retensinya habis. Arsip statis bisa berasal dari arsip inaktif yang mempunyai nilai sejarah, penting dan berharga. Masing-masing arsip mempunyai jadwal retensi yang berbeda.
Arsip yang inaktif nantinya dipindahkan ke ruang record center untuk disimpan atau dimusnakan dan dokumen statis disimpan di Unit Arsip. “Hendaknya setiap gedung ada record center, misalnya satu fakultas satu. Saat ini baru ada tiga record center di IPB yakni Fakultas Teknologi Pertanian, Fakultas Peternakan dan Rektorat,” ujar Setyo.
Ikuti Whatsapp Channel Republika