REPUBLIKA.CO.ID, JAKARTA -- Kemajuan teknologi modern khususnya bidang elektronik, telah membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas administrasi atau kearsipan. Terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat. Pengaruh teknologi modern memungkinkan dimanfaatkannya sarana kerarsipan berupa mesin-mesin yang serba otomatis.
Salah satu dampak positif dari kemajuan bidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Pengetahuan kemajuan ini tentunya sangat penting bagi para mahasiswa Akademi Sekretari dan Manajemen (ASM) BSI Jakarta.
Alasan tersebut menjadi latar belakang bagi ASM BSI Jakarta mengadakan workshop Sistem Pengarsipan bertema “Automated Filling System”. Acara tersebut diadakan di Aula kampus BSI Salemba 22 Jakarta, Senin (11/4). Workshop ini dihadiri oleh para mahasiswa semester 2 ASM BSI Jakarta program studi Sekretaris.
“Workshop ini merupakan kegiatan wajib bagi para mahasiswa ASM BSI Jakarta program studi Sekretaris semester 2. Selain itu sebagai pengembangan ilmu dan kompetensi para mahasiwa program studi Sekretaris pada bidang sistem pengarsipan,” ujar Direktur ASM BSI Jakarta Suparman HL SSos MSi.
Pembicara utama pada workshop tersebut adalah Arsiparis Madya dari Arsip Nasional Republika Indonesia (ANRI) Sutiana. Ia mengemukakan pentingnya pengelolaan arsip secara elektronik. “Hal itu terkait dengan semakin tingginya pertumbuhan volume arsip dalam organisasi serta semakin bervariasinya jenis teknologi informasi yang digunakan oleh para karyawan dis uatu perusahaan seperti word processing, e-mail dan database,” tutur Sutiana.
Para mahasiwa juga mendapatkan penjelasan mengenai pola pikir pengelolaan arsip elektronik, instrument yang digunakan dalam manejemen arsip dinamis, pola kerja administrasi secara manual, modul pengelolaan arsip inaktif, modul pengelolaan arsip statis, hingga proses sistem pengelolaan arsip berbasis TIK.
Sutiana menambahkan sistem pengarsipan yang dilakukan secara elektronik memiliki delapan manfaat. Pertama, memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja.
Kedua, memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas. Ketiga, kata Sutiana, menuju paperless society dan menghemat sarana prasarana (dari gedung ke server).
Keempat, meningkatkan pelayanan publik. Kelima, menempatkan arsiparis secara proposional dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan. Keenam, ujar Sutiana, mendukung pembangunan information society dan dengan demikian bidang spesialis informasi (information specialist), termasuk arsiparis di dalamnya akan berkembang.
“Ketujuh, menajemen pengawasan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance dan yang terakhir terciptanya peluang kerja sama internasional akan lebih terbuka”, tutup Sutiana.
Ikuti Whatsapp Channel Republika