JAKARTA -- Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menilai pengelolaan arsip yang baik menjadi salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik. Lembaga ini mendorong pemerintah dan instansi terkait agar memberikan perhatian dan sadar pentingnya pengelolaan arsip yang baik.
Kepala ANRI, Mustari Irawan, mengatakan, buruknya sistem pengelolaan arsip justru akan menimbulkan masalah baru di kemudian hari. "Oleh karena itu, kesadaran pentingnya arsip itu penting sekali. Saya memfokuskan kesadaran itu dimulai dari kementerian dan lembaga. Karena, kalau arsip ini tidak diperhatikan, akan banyak masalah yang akan muncul, baik masalah hukum, politik, ekonomi, sosial, dan budaya," kata Mustari menjelaskan di gedung ANRI, Jakarta, Selasa (22/11).
Pihaknya menyoroti sistem pengelolaan arsip di kementerian dan lembaga di Indonesia yang masih sangat lemah. Dalam hasil audit pengelolaan arsip dan dokumentasi yang dilakukan ANRI di setiap kementerian, ditemukan hampir separuh dari jumlah kementerian yang ada masih memiliki tata kelola arsip yang buruk.
ANRI menilai, hanya ada dua kementerian yang nilai pengelolaan arsipnya baik. Nilainya 76-90. Sebanyak 16 kementerian nilainya cukup. Lima kementerian nilainya kurang. Sedangkan, 11 kementerian dinilai buruk mengelola arsip.
Terdapat sejumlah indikator penilaian dalam audit ini. Di antaranya masalah kebijakan, pengelolaan arsip, sumber daya manusia, program, serta perhatian dari pimpinan.
Kepala Pusat Akreditasi ANRI, Rudi Anton, mengatakan, audit kearsipan ini penting dilakukan untuk mengetahui kondisi penyelenggaraan kearsipan negara. Tim Pengawas Kearsipan ANRI memperoleh berbagai temuan dan permasalahan terkait belum tertibnya budaya pengarsipan.
Hasil temuan permasalahan kearsipan ini nantinya akan disampaikan kepada Wakil Presiden dalam bentuk laporan hasil pengawasan kearsipan nasional (LHPKN). "Banyak lembaga yang belum menyusun empat pilar pengelolaan arsip dinamis, yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip," kata Rudi.
Lemahnya pengelolaan kearsipan juga disebabkan oleh masalah sumber daya manusia yang kurang optimal. Sarana dan prasarana juga tidak memenuhi standar. Sebab, disebutkan sarana utama, yakni depot arsip statis, bahkan tidak tersedia di provinsi.
Penyelidik Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Aminuddin, menyampaikan pentingnya setiap lembaga dan institusi memiliki sistem pengelolaan dan penyimpanan dokumen dan arsip secara baik. Sebab, dokumen atau arsip merupakan salah satu alat bukti yang paling penting dalam investigasi.
"Kami menekankan, betapa pentingnya dokumen yang diarsipkan kementerian dan lembaga itu wajib disimpan. Kalau lembaga bisa mengarsipkan hingga 25 tahun, sewaktu-waktu tiap kali KPK datang melakukan investigasi mencari dokumen 10 tahun yang lalu itu tidak ada masalah," kata Aminuddin.
Sistem pengarsipan dokumen yang baik mempermudah tugas penyidik. Terdapat tiga paramater utama suatu dokumen dapat berfungsi sebagai alat bukti, yakni dokumen harus kompeten, relevan, dan cukup. rep: Desy Susilawati, ed: Erdy Nasrul
Ikuti Whatsapp Channel Republika